Målfrid

KI og innsyn

Samtaler med KI kan bli omfattet av innsynskrav

Offentleglova gjelder dokumenter kommunen har lagret, og en lagret samtale med en KI-assistent kan være et slikt dokument. Her er hva det betyr i praksis og hvordan kommunen kan være forberedt.

Hva som kan omfattes

Det som lagres hos kommunen, kan bli gjenstand for et innsynskrav. Om et bestemt dokument kan unntas, vurderer kommunen i hvert tilfelle. Siden her er en praktisk beskrivelse og ikke juridisk rådgivning.

  • Samtaler med KI-assistenten, med både spørsmål og svar
  • Utkast assistenten har laget, som saksframlegg og vedtaksbrev
  • Notater og kommentarer i delte arbeidsrom
  • Innkommende henvendelser som er sortert i postmottak
  • Høringer som er analysert med KI

Fristen er kort

Innsynskrav skal avgjøres uten ugrunnet opphold. Målfrid setter som standard en intern frist på tre virkedager fra dagen kravet kom. Lørdager, søndager og helligdager telles ikke, og kravet vises som forfalt i oversikten hvis fristen går ut.

Da hjelper det å ha samtalene i én logg som kan søkes, i stedet for å lete i hver ansatts maskin.

Slik er kommunen forberedt

Arkivadministrator eller revisor registrerer kravet og går gjennom fire steg. Eksemplet på innsynssiden viser alle stegene med fiktive data.

  • Logg: hver melding lagres med hvem som spurte, når, hvilken modell og leverandør som svarte, og dataklassen. Loggen kan ikke endres.
  • Søk: ett søk går gjennom samtaler, notater, innkomne henvendelser og høringer, bare innenfor egen kommune. Søket krever sterk innlogging og loggføres.
  • Skjerming: Målfrid foreslår å skjerme fødselsnummer, telefonnummer, e-postadresser, helseord og mulige navn, med hjemmel i offentleglova § 13 jf. forvaltningsloven § 13. Saksbehandleren godtar eller avviser hvert forslag.
  • Pakke: de valgte dokumentene pakkes som PDF med skjermingen påført, sammen med en oversikt og en kontrollsum for pakken.

Hva Målfrid ikke avgjør

Om et dokument kan unntas som organinternt etter § 14, om meroffentlighet etter § 11 gjør at det likevel bør gis ut, og hva svarbrevet skal si, avgjør saksbehandleren. Forslagene til skjerming bygger på mønstre i teksten og er ingen juridisk vurdering. Svarbrevet kan skrives som utkast i chatten med malen for vedtaksbrev, som har faste avsnitt for begrunnelse og klageadgang.

Spørsmål og svar

Kan journalister kreve innsyn i samtaler med KI?

Alle kan kreve innsyn i dokumenter hos et offentlig organ. Om en samtale er omfattet og kan unntas, vurderer kommunen i hvert tilfelle.

Hvor lang tid har kommunen på å svare?

Innsynskrav skal avgjøres uten ugrunnet opphold. Målfrid bruker tre virkedager som standard frist og viser kravet som forfalt når fristen går ut.

Kan samtaler med KI unntas som organinterne dokumenter?

Offentleglova § 14 gir adgang til å unnta dokumenter som er laget for intern saksforberedelse, men bare i den grad det er nødvendig for en forsvarlig saksforberedelse. Meroffentlighet etter § 11 skal vurderes. Den vurderingen gjør saksbehandleren.

Hva skjer med personopplysninger i samtalene?

Målfrid foreslår skjerming av fødselsnummer, D-nummer, telefonnummer, e-postadresser, helseord og mulige personnavn. Saksbehandleren går gjennom hvert forslag og slår av de som ikke stemmer.

Hvem kan søke i samtalene?

Arkivadministrator og revisor, innenfor egen kommune og med sterk innlogging. Søket loggføres. Ingen kan se data fra andre kommuner.

Hva er i utleveringspakken?

En PDF per dokument med skjerming påført, en oversikt (manifest) med hjemler og antall skjerminger, og en kontrollsum for hele pakken. Skjermet tekst tas bort før PDF-en lages. Svar fra KI er merket som KI-generert.

Kan Målfrid søke i journalsystemet vårt?

Søket dekker det som ligger i Målfrid. Samtaler kan eksporteres som Noark 5-pakke.

Dokumenter dere kan lese nå

Les videre

Bli forberedt før det første kravet kommer

Innsynsmodulen følger med i piloten. Send oss kommunenavn og innbyggertall, så avtaler vi en prat.

Bli pilotkommuneSe innsynskravet steg for steg