Funksjon · Postmottak-assistent

Postmottak-assistent

Sorter innkommende post med forslag til kategori, enhet, arkivkode, frister og svarutkast.

Hvem bruker den: Arkiv, ledere og administratorer sorterer. Enhetene ser henvendelsene som er sendt til dem.

Posten må leses, fordeles og følges opp, og fristene løper

Servicetorget og arkivet leser hver dag brev, e-post og skjema, avgjør hvor de hører hjemme og må huske fristene: innsynskrav skal avgjøres uten ugrunnet opphold og normalt innen tre virkedager, og klagefristen er tre uker fra vedtaket kom fram til parten.

Det er tungt arbeid der en forsinkelse kan ha rettslige følger, og der erfaring ligger hos noen få.

Slik virker det

1. Få inn posten
Hent ny post fra en delt postkasse i Microsoft 365, last opp e-post (.eml, .msg), skannede brev, PDF eller Word, eller lim inn tekst. Alle filer virusskannes.
2. Forslag til kategori, enhet og arkivkode
Regler og en modell foreslår kategori, hvilken enhet som bør ha saken, arkivkode og hastegrad. Kommunen kan sette sine egne kategorier, arkivkoder og enhetsstikkord.
3. Frister og svarutkast
Målfrid finner frister som følger av innholdet: innsynskrav (offentleglova), partsinnsyn og klage (forvaltningsloven), og foreløpig svar. Du får et utkast til kvittering eller foreløpig svar på bokmål eller nynorsk, merket som KI-generert.
4. Arkiv godtar eller korrigerer
Du godtar forslaget eller retter det, og sender henvendelsen til enheten. Rettelsene brukes som eksempler for denne kommunen neste gang.
5. Videre arbeid
Fra en henvendelse kan du opprette en innsynssak, lage et utkast, eller eksportere en Noark 5-pakke med forslag til journalføring.

Køen i postmottaket

Fire fiktive henvendelser med forslag og frister.

Illustrasjon av postmottakets kø med kategori, foreslått enhet og frist. Eksempel med fiktive data.

Fristene er forslag, og arkivkodene er en standardliste

Fristene beregnes ut fra teksten i henvendelsen, og en saksbehandler bekrefter dem. Standardlisten med arkivkoder er et eksempelutvalg, og kommunens egen arkivordning gjelder.

Det den ikke gjør

Sender ingenting. Utkast til svar er alltid utkast som et menneske leser og sender.
Journalfører ikke selv. Du får et forslag og en Noark 5-pakke, og journalføringen skjer i kommunens arkivsystem.
Avgjør ikke om innsyn skal gis eller om en klage er i tide. Det er forslag og påminnelser.
Leser ikke postkasser utenom den delte postkassen kommunen har satt opp.

Dataklasser, logging og menneskelig kontroll

Dataklasser
Hver henvendelse får en dataklasse, og modellvalget følger kommunens regler. Personopplysninger kan bare gå til tillatte modeller, og innhold i konfidensielle og personlige henvendelser lagres kryptert.
Logging
Mottak, forslag, avgjørelse og eksport registreres i revisjonsloggen, med opplysning om forslaget ble godtatt eller korrigert.
Menneskelig kontroll
En henvendelse går ikke videre til enheten før noen i arkivet har godtatt eller rettet forslaget. Svarutkastene er merket som KI-generert.

Les om personvern og etterlevelse