Målfrid

KI og innsyn

Samtalar med KI kan bli omfatta av innsynskrav

Offentleglova gjeld dokument kommunen har lagra, og ein lagra samtale med ein KI-assistent kan vere eit slikt dokument. Sida skildrar kva det tyder i praksis, og korleis kommunen kan vere budd.

Kva som kan bli omfatta

Det som blir lagra hos kommunen, kan bli gjenstand for eit innsynskrav. Om eit bestemt dokument kan unntakast, vurderer kommunen i kvart høve. Denne sida er ei praktisk skildring og ikkje juridisk rådgiving.

  • Samtalar med KI-assistenten, med både spørsmål og svar
  • Utkast assistenten har laga, som saksframlegg og vedtaksbrev
  • Notat og kommentarar i delte arbeidsrom
  • Innkomne førespurnader som er sorterte i postmottak
  • Høyringar som er analyserte med KI

Fristen er kort

Innsynskrav skal avgjerast utan ugrunna opphald. Målfrid set som standard ein intern frist på tre yrkedagar frå dagen kravet kom. Laurdagar, sundagar og heilagdagar tel ikkje, og kravet blir vist som forfalle i oversikta viss fristen går ut.

Då hjelper det å ha samtalane i éin logg som kan søkjast i, i staden for å leite på maskinen til kvar tilsett.

Slik kan kommunen vere budd

Arkivadministrator eller revisor registrerer kravet i innsynsmodulen, og Målfrid set fristen. Eksempelet på innsynssida viser heile gangen med fiktive data.

  • Logg: kvar melding blir lagra med kven som spurde, når, kva modell og leverandør som svara, og dataklassen. Loggen kan ikkje endrast.
  • Søk: eitt søk går gjennom samtalar, notat, innkomne førespurnader og høyringar, berre innanfor eiga kommune. Søket krev som standard innlogging med tryggleiksnøkkel eller Windows Hello, og det blir loggført.
  • Skjerming: Målfrid føreslår å skjerme fødselsnummer, telefonnummer, e-postadresser, helseord og moglege namn, med heimel i offentleglova § 13 jf. forvaltningslova § 13. Saksbehandlaren godtek eller avviser kvart framlegg.
  • Pakke: dei valde dokumenta blir pakka som PDF med skjermingen påført, saman med ei oversikt og ei kontrollsum for pakken.

Kva Målfrid ikkje avgjer

Om eit dokument kan unntakast som organinternt etter § 14, om meiroffentlegheit etter § 11 gjer at det likevel bør givast ut, og kva svarbrevet skal seie, avgjer saksbehandlaren. Framlegga til skjerming byggjer på mønster i teksten og er inga juridisk vurdering. Svarbrevet kan skrivast som utkast i chatten med malen for vedtaksbrev, som har faste avsnitt for grunngjeving og klagerett.

Spørsmål og svar

Kan journalistar krevje innsyn i samtalar med KI?

Alle kan krevje innsyn i dokument hos eit offentleg organ. Om ein samtale er omfatta og kan unntakast, vurderer kommunen i kvart høve.

Kor lang tid har kommunen på å svare?

Innsynskrav skal avgjerast utan ugrunna opphald. Målfrid brukar tre yrkedagar som standardfrist og viser kravet som forfalle når fristen går ut.

Kan samtalar med KI unntakast som organinterne dokument?

Offentleglova § 14 gir høve til å unnta dokument som er laga for intern saksførebuing, men berre så langt det er nødvendig for ei forsvarleg saksførebuing. Meiroffentlegheit etter § 11 skal vurderast. Den vurderinga gjer saksbehandlaren.

Kva skjer med personopplysningar i samtalane?

Målfrid føreslår skjerming av fødselsnummer, D-nummer, telefonnummer, e-postadresser, helseord og moglege personnamn. Saksbehandlaren går gjennom kvart framlegg og slår av dei som ikkje stemmer.

Kven kan søkje i samtalane?

Berre arkivadministrator og revisor, og berre innanfor eiga kommune. Søket krev som standard tryggleiksnøkkel eller Windows Hello, og kvart søk blir loggført.

Kva er i utleveringspakken?

Ein PDF per dokument med skjerming påført, ei oversikt (manifest) med heimlar og tal på skjermingar, og ei kontrollsum for heile pakken. Skjerma tekst blir teken bort før PDF-en blir laga. Svar frå KI er merkte som KI-genererte.

Kan Målfrid søkje i journalsystemet vårt?

Søket dekkjer det som ligg i Målfrid. Samtalar kan eksporterast som Noark 5-pakke.

Dokument de kan lese no

Les vidare

Bli budd før det første kravet kjem

Innsynsmodulen følgjer med i piloten. Send oss kommunenamn og innbyggjartal, så avtaler vi ein prat.

Bli pilotkommuneSjå innsynskravet steg for steg