Funksjon · Postmottak-assistent
Postmottak-assistent
Sorter innkomande post med framlegg til kategori, eining, arkivkode, fristar og svarutkast.
Kven brukar han: Arkiv, leiarar og administratorar sorterer. Einingane ser førespurnadene som er sende til dei.
Posten må lesast, fordelast og følgjast opp, og fristane går
Servicetorget og arkivet les kvar dag brev, e-post og skjema, avgjer kvar dei høyrer heime og må hugse fristane: innsynskrav skal avgjerast utan ugrunna opphald og normalt innan tre yrkedagar, og klagefristen er tre veker frå vedtaket kom fram til parten.
Det er tungt arbeid der ei forseinking kan ha rettslege følgjer, og der røynsla ligg hos nokre få.
Slik verkar det
1. Få inn posten
Hent ny post frå ein delt postkasse i Microsoft 365, last opp e-post (.eml, .msg), skanna brev, PDF eller Word, eller lim inn tekst. Alle filer blir virusskanna.
2. Framlegg til kategori, eining og arkivkode
Reglar og ein modell føreslår kategori, kva eining som bør ha saka, arkivkode og hastegrad. Kommunen kan setje sine eigne kategoriar, arkivkodar og stikkord for einingar.
3. Fristar og svarutkast
Målfrid finn fristar som følgjer av innhaldet: innsynskrav (offentleglova), partsinnsyn og klage (forvaltingslova), og førebels svar. Du får eit utkast til kvittering eller førebels svar på bokmål eller nynorsk, merkt som KI-generert.
4. Arkiv godtek eller korrigerer
Du godtek framlegget eller rettar det, og sender førespurnaden til eininga. Rettingane blir brukte som døme for denne kommunen neste gong.
5. Vidare arbeid
Frå ein førespurnad kan du opprette ei innsynssak, lage eit utkast, eller eksportere ein Noark 5-pakke med framlegg til journalføring.
Køen i postmottaket
Fire fiktive førespurnader med framlegg og fristar.
Fristane er framlegg, og arkivkodane er ei standardliste
Fristane blir rekna ut frå teksten i førespurnaden, og ein saksbehandlar stadfestar dei. Standardlista med arkivkodar er eit eksempelutval, og arkivordninga til kommunen gjeld.
Det han ikkje gjer
- Sender ingenting. Utkast til svar er alltid utkast som eit menneske les og sender.
- Journalfører ikkje sjølv. Du får eit framlegg og ein Noark 5-pakke, og journalføringa skjer i arkivsystemet til kommunen.
- Avgjer ikkje om innsyn skal givast eller om ei klage er i tide. Det er framlegg og påminningar.
- Les ikkje postkassar utanom den delte postkassen kommunen har sett opp.
Dataklassar, logging og menneskeleg kontroll
Dataklassar
Kvar førespurnad får ei dataklasse, og modellvalet følgjer reglane til kommunen. Personopplysningar kan berre gå til tillatne modellar, og innhald i konfidensielle og personlege førespurnader blir lagra kryptert.
Logging
Mottak, framlegg, avgjerd og eksport blir registrerte i revisjonsloggen, med opplysning om framlegget vart godteke eller korrigert.
Menneskeleg kontroll
Ein førespurnad går ikkje vidare til eininga før nokon i arkivet har godteke eller retta framlegget. Svarutkasta er merkte som KI-genererte.
Vil de ta i bruk Målfrid i kommunen?
Vi set opp ein pilot saman med dykk, med kjeldene og reglane til kommunen.