Funksjon · Rutiner
Rutiner
La en assistent gjøre samme oppgave etter en fast tidsplan, og få resultatet levert som utkast.
Hvem bruker den: Brukerne lager og eier sine egne rutiner. Administrator ser metadata, men ikke innholdet i andres rutiner.
Noen oppgaver skal gjøres likt, hver uke
Å lese gjennom nye møtebøker, følge med på endringer i lover og huske egne frister er faste oppgaver som lett blir liggende. Ingen ønsker å skrive den samme prompten hver mandag.
Slik virker det
1. Skriv oppgaven som til en kollega
Velg assistent og kunnskapsbaser, og beskriv hva som skal gjøres. Ikke legg inn personopplysninger i oppgaven.
2. Velg tidsplan
Daglig, ukentlig, månedlig eller en egen tidsplan. Tiden regnes som norsk tid, og det må være minst én time mellom kjøringene. Du ser de neste kjøringene før du lagrer.
3. Velg innebygde datakilder
Rutinen kan hente det som er nytt siden forrige kjøring: nye kilder i kunnskapsbasene, endringer i Lovdata (med stikkord), dine frister for innsynskrav og åpne frister i postmottaket.
4. Velg levering
Resultatet leveres i Målfrid som samtale og varsel, på e-post til deg selv, eller i Teams.
5. Se resultatet før første levering
«Kjør nå» viser resultatet med en gang uten å levere det, så du kan justere oppgaven.
En ukentlig rutine
To fiktive rutiner for en saksbehandler i politisk sekretariat.
Det den ikke gjør
- Sender aldri personopplysninger på e-post eller i Teams. E-post og Teams har et kort sammendrag og en lenke, og for konfidensielt innhold bare tittel, tid og lenke.
- Gir ikke en rutine mer tilgang enn eieren har. Den leser under eierens egne rettigheter.
- Sender ikke e-post til andre enn deg selv.
- Fatter ikke vedtak eller gjør endringer i andre systemer. Rutinen lager tekst som du kvalitetssikrer.
Dataklasser, logging og menneskelig kontroll
Dataklasser
Organisasjonen setter høyeste klasse for rutiner. Personopplysninger kan ikke leveres på e-post eller i Teams, og kontrollen gjøres både ved lagring og ved levering.
Logging
Rutinene går gjennom de samme reglene og den samme loggen som en vanlig samtale. Historikken over kjøringer er lagret, og mottakeren i Teams lagres kryptert.
Menneskelig kontroll
Du eier rutinen og kan sette den på pause, slette den eller forhåndsvise den. Resultatet er et utkast.
Vil dere bruke Målfrid i egen kommune?
Vi setter opp en pilot sammen med dere, med kommunens egne kilder og regler.