Funksjon · Arbeidsrom
Arbeidsrom
Delte rom for team og saker, med samtaler, kunnskap, utkast og notater på ett sted.
Hvem bruker den: Team, prosjekter og saksgrupper. Rommet eies av en enhet, og medlemmene har rollen eier, redaktør eller leser.
KI-arbeid blir privat og forsvinner når den som gjorde det, slutter
Når hver ansatt jobber i sin egen chat, deles ikke det som er funnet ut. En kollega må begynne på nytt, og i en sak som varer i måneder mister teamet oversikten over hva som er spurt, svart og besluttet.
Å dele på e-post eller i Teams gir ingen kontroll over hvem som ser hva, eller hvilke dataklasser som deles.
Slik virker det
1. Opprett rom og sett taket
Gi rommet et navn og en høyeste dataklasse. Samtaler, kunnskapsbaser, utkast og notater i rommet kan ikke ha høyere klasse enn taket.
2. Inviter med riktig rolle
Medlemmer er eier, redaktør eller leser. Lesere kan se innholdet. Redaktører kan også skrive i delte samtaler, kommentere og dele.
3. Del det som hører til saken
Del samtaler fra chatten, fest kunnskapsbaser, del utkast og skriv notater med versjonshistorikk.
4. Kommenter og følg med
Redaktører og eiere kommenterer samtaler og utkast, og aktivitetsfanen viser hva som har skjedd i rommet.
5. Arkiver når saken er ferdig
Et arkivert rom er skrivebeskyttet og kan gjenåpnes.
Et rom for kommuneplanarbeidet
Et fiktivt rom med fire medlemmer og tak på intern.
Det den ikke gjør
- Gir ikke tilgang til kunnskapsbaser du ikke har tilgang til fra før. Å feste en base deler ikke basen.
- Lar ikke innhold over rommets tak bli liggende synlig. Heves dataklassen på en samtale over taket, er den ikke lenger tilgjengelig for medlemmene.
- Viser ikke samtaler om personopplysninger uten sterk pålogging med sikkerhetsnøkkel eller Windows Hello.
- Erstatter ikke saksarkivet. Det som skal journalføres, journalføres i kommunens arkivsystem.
Dataklasser, logging og menneskelig kontroll
Dataklasser
Taket gjelder alt i rommet, og kontrolleres også etter at noe er delt.
Logging
Opprettelse, deling, endring av medlemmer og arkivering registreres, og rommet har en egen aktivitetsfane.
Menneskelig kontroll
Eier av rommet bestemmer medlemmer og roller. Delte utkast er merket som KI-utkast til de er kvalitetssikret.
Vil dere bruke Målfrid i egen kommune?
Vi setter opp en pilot sammen med dere, med kommunens egne kilder og regler.