Funksjon · Klarspråk og målform i Word
Klarspråk og målform i Word
Last opp et Word-dokument og få det tilbake med sporede endringer du godtar eller avviser selv.
Hvem bruker den: Saksbehandlere, kommunikasjonsansatte og arkiv.
Gode tekster tar tid, og målformen skal være riktig
Vedtaksbrev, informasjonsskriv og saksframlegg er ofte skrevet i et tungt administrasjonsspråk. Klarspråk krever tid, og kommuner som skal bruke nynorsk må dessuten få målformen riktig gjennom hele dokumentet.
Å lime teksten inn i en chat og tilbake igjen mister formatering og gjør det vanskelig å se hva som er endret.
Slik virker det
1. Last opp og velg modus
Last opp en .docx (virusskannet, uten makroer). Velg klarspråk, konverter til nynorsk, konverter til bokmål eller kortere, og velg dataklasse for dokumentet.
2. Analyse før omskriving
Målfrid måler lesbarhet (LIX), lange setninger, passiv, substantivsyke, byråkratspråk og blanding av målform, og viser det i en rapport.
3. Omskriving avsnitt for avsnitt
Hvert avsnitt skrives om for seg, med formateringen intakt. Et vern sjekker at tall, paragrafhenvisninger, datoer, navn og juridiske termer er bevart. Hvis noe forsvinner, beholdes originalen og avsnittet flagges.
4. Sporede endringer i Word
Du får tilbake en .docx der endringene er ekte sporede endringer, og større endringer har en kommentar som forklarer dem. «Godta alle» gir ny tekst, «Avvis alle» gir originalen.
5. Rapport
En PDF-rapport oppsummerer funnene og hva som ble endret, og hvilke avsnitt som ble hoppet over.
Fra tungt språk til klarspråk
Et avsnitt som det vises i Word, med slettet tekst og innsatt tekst.
Det den ikke gjør
Grensene er en del av produktet. Her er hva funksjonen bevisst ikke gjør.
- Endrer ikke originalfilen. Du får en ny fil, og alle endringer er forslag.
- Godkjenner ikke teksten. Du er ansvarlig for innholdet, og den som sender brevet leser det først.
- Garanterer ikke juridisk riktighet. Vernet fanger opp at tall, paragrafer og datoer forsvinner, men vurderer ikke om en omskrivning endrer rettslig mening.
- Rører ikke avsnitt den ikke kan bygge om uten å ødelegge dem, for eksempel med lenker, felter, eksisterende endringer eller tegninger. De hoppes over og rapporteres.
- Støtter ikke makroer.
Dataklasser, logging og menneskelig kontroll
Slik passer funksjonen inn i kommunens krav til personvern, innsyn og kontroll.
Dataklasser
Du velger dataklasse ved opplasting. Klassen styrer hvilke modeller som kan se teksten. Hvis ingen modell er tillatt, får du beskjed og dokumentet sendes ikke.
Logging
Opplasting, bygging av ny fil, rapport og nedlasting registreres i revisjonssporet.
Menneskelig kontroll
Sporede endringer gjør at hvert forslag kan godtas eller avvises. Avsnitt som vernet flagger, beholder originalteksten.
Vil dere bruke Målfrid i egen kommune?
Vi setter opp en pilot sammen med dere, med kommunens egne kilder og regler.