Innsyn og arkiv
Slik svarar de på eit innsynskrav
Samtalar med ein KI-assistent kan bli omfatta av innsynskrav. Målfrid gjer det mogleg å finne dei, skjerme det som er unnateke og levere ut resten innan fristen.
Eit innsynskrav frå start til utlevering
Gå gjennom eit eksempel steg for steg. Målfrid reknar ut fristen, finn dokumenta, føreslår skjerming, skriv utkast til svarbrev og lagar utleveringspakken.
Eksempel med fiktive data frå Fjellvik kommune
Saksbehandlaren avgjer
Målfrid tek ingen avgjerder i eit innsynskrav. Kva som blir skjerma, kva heimel som blir brukt og kva svaret seier, bestemmer saksbehandlaren.
Steg 1 av 6
Kravet blir registrert
Avisa Fjellvik Tidende bed om innsyn i alt kommunen har skrive med KI om reguleringsplanen for Fjellåsen. Arkivet registrerer kravet.
Arkivadministrator eller revisor registrerer avsendar, mottaksdato, søkjeord og periode.
- Saksnummer
- 26/118
- Frå
- Fjellvik Tidende, redaktør
- Motteke
- Tysdag 23. mars kl. 10.12
- Søkjeord
- Fjellåsen reguleringsplan
- Periode
- 1. januar til 23. mars
- Status
- Motteke
Dette går i loggen: Kven som registrerte kravet, og når.
Kva Målfrid ikkje gjer i eit innsynskrav
- Målfrid avgjer ikkje kravet. Avgjerd, heimel og skjerming høyrer til saksbehandlaren.
- Framlegga til skjerming byggjer på mønster i teksten og er inga juridisk vurdering. Saksbehandlaren les gjennom alt som skal ut.
- Innsynsmodulen skriv ikkje svarbrevet. Det blir laga som utkast til vedtaksbrev i chatten.
- Målfrid søkjer ikkje i journalsystemet. Søket dekkjer det som ligg i Målfrid.
Frå krav til utlevering
Innsynskrav etter offentleglova
Kravet blir registrert med mottaksdato, og fristen blir sett til tre yrkedagar som standard. Saksbehandlar ser status og kva som står att.
Søk på tvers av samtalar
Arkivadministrator og revisor kan søkje i samtalar på tvers av brukarar, innanfor éi kommune. Søk og tilgang blir loggførte.
Skjerming med lovheimel
Målfrid føreslår kva som bør skjermast, og med kva for heimel. Grunngjevinga for kvar skjerming blir lagra.
Utleveringspakke
Samtalane blir pakka med skjerming påført, kontrollsum og kjeldetilvisingar, klare til å sendast til den som bad om innsyn.
Arkiv og sletting
Kvar samtale kan eksporterast som PDF og som Noark 5-pakke med XML, vedlegg og kontrollsum. KI-generert tekst er merkt i eksporten.
Sletting skjer automatisk etter fristane til kommunen og blir logga. Samtalar som er journalførte, blir ikkje sletta i Målfrid før arkivet har stadfesta mottak.
- Noark 5-eksport
- Innsyn går aldri på tvers av kommunar
Kommunen avgjer kva som blir unnateke
Målfrid føreslår skjerming med heimel, dokumenterer vurderinga og lagar utleveringspakken.
Dokumentasjon for personvernombod og IT
Sida om personvern og etterleving har eit døme på loggeksport, dataflyten for kvar dataklasse, lista over underdatabehandlarar og alle dokumenta, og viser korleis de kan kontrollere det vi seier om tryggleik og personvern.
Bli med i pilotgruppa
Vi set opp tenesta for kommunen, dei første kunnskapsbasane og dei assistentane de treng først. Send oss kommunenamn og innbyggartal, så tek vi kontakt for å avtale ein prat.