Funksjon · Klarspråk og målform i Word
Klarspråk og målform i Word
Last opp eit Word-dokument og få det attende med spora endringar du godtek eller avviser sjølv.
Kven brukar han: Saksbehandlarar, kommunikasjonstilsette og arkiv.
Gode tekstar tek tid, og målforma skal vere rett
Vedtaksbrev, informasjonsskriv og saksframlegg er ofte skrivne i eit tungt forvaltingsspråk. Klarspråk krev tid, og kommunar som skal bruke nynorsk må dessutan få målforma rett gjennom heile dokumentet.
Å lime teksten inn i ein chat og tilbake igjen mistar formatering og gjer det vanskeleg å sjå kva som er endra.
Slik verkar det
1. Last opp og vel modus
Last opp ei .docx (virusskanna, utan makroar). Vel klarspråk, konverter til nynorsk, konverter til bokmål eller kortare, og vel dataklasse for dokumentet.
2. Analyse før omskriving
Målfrid måler lesbarheit (LIX), lange setningar, passiv, substantivsjuke, byråkratspråk og blanding av målform, og viser det i ein rapport.
3. Omskriving avsnitt for avsnitt
Kvart avsnitt blir skrive om for seg, med formateringa intakt. Eit vern sjekkar at tal, paragraftilvisingar, datoar, namn og juridiske termar er tekne vare på. Viss noko forsvinn, blir originalen verande og avsnittet blir flagga.
4. Spora endringar i Word
Du får attende ei .docx der endringane er ekte spora endringar, og større endringar har ein kommentar som forklarer dei. «Godta alle» gir ny tekst, «Avvis alle» gir originalen.
5. Rapport
Ein PDF-rapport oppsummerer funna og kva som vart endra, og kva avsnitt som vart hoppa over.
Frå tungt språk til klarspråk
Eit avsnitt slik det blir vist i Word, med sletta tekst og innsett tekst.
Det han ikkje gjer
- Endrar ikkje originalfila. Du får ei ny fil, og alle endringar er framlegg.
- Godkjenner ikkje teksten. Du er ansvarleg for innhaldet, og den som sender brevet les det først.
- Garanterer ikkje juridisk korrekt innhald. Vernet fangar opp at tal, paragrafar og datoar forsvinn, men vurderer ikkje om ei omskriving endrar rettsleg meining.
- Rører ikkje avsnitt han ikkje kan byggje om utan å øydeleggje dei, til dømes med lenkjer, felt, eksisterande endringar eller teikningar. Dei blir hoppa over og rapporterte.
- Støttar ikkje makroar.
Dataklassar, logging og menneskeleg kontroll
Dataklassar
Du vel dataklasse ved opplasting. Klassen styrer kva modellar som kan sjå teksten. Viss ingen modell er tillaten, får du beskjed og dokumentet blir ikkje sendt.
Logging
Opplasting, bygging av ny fil, rapport og nedlasting blir registrerte i revisjonsloggen.
Menneskeleg kontroll
Spora endringar gjer at kvart framlegg kan godtakast eller avvisast. Avsnitt som vernet flaggar, beheld originalteksten.
Vil de ta i bruk Målfrid i kommunen?
Vi set opp ein pilot saman med dykk, med kjeldene og reglane til kommunen.