Funksjon · Rutinar
Rutinar
La ein assistent gjere same oppgåve etter ein fast tidsplan, og få resultatet levert som utkast.
Kven brukar han: Brukarane lagar og eig sine eigne rutinar. Administrator ser metadata, men ikkje innhaldet i rutinane til andre.
Nokre oppgåver skal gjerast likt, kvar veke
Å lese gjennom nye møtebøker, følgje med på endringar i lover og hugse eigne fristar er faste oppgåver som lett blir liggjande. Ingen vil skrive den same prompten kvar måndag.
Slik verkar det
1. Skriv oppgåva som til ein kollega
Vel assistent og kunnskapsbasar, og skildre kva som skal gjerast. Ikkje legg inn personopplysningar i oppgåva.
2. Vel tidsplan
Dagleg, vekentleg, månadleg eller ein eigen tidsplan. Tida blir rekna som norsk tid, og det må vere minst éin time mellom køyringane. Du ser dei neste køyringane før du lagrar.
3. Vel innebygde datakjelder
Rutina kan hente det som er nytt sidan førre køyring: nye kjelder i kunnskapsbasane, endringar i Lovdata (med stikkord), fristane dine for innsynskrav og opne fristar i postmottaket.
4. Vel levering
Resultatet blir levert i Målfrid som samtale og varsel, på e-post til deg sjølv, eller i Teams.
5. Sjå resultatet før første levering
«Køyr no» viser resultatet med ein gong utan å levere det, så du kan justere oppgåva.
Ei vekentleg rutine
To fiktive rutinar for ein saksbehandlar i politisk sekretariat.
Det han ikkje gjer
- Sender aldri personopplysningar på e-post eller i Teams. E-post og Teams har eit kort samandrag og ei lenkje, og for konfidensielt innhald berre tittel, tid og lenkje.
- Gir ikkje ei rutine meir tilgang enn eigaren har. Ho les under eigaren sine eigne rettar.
- Sender ikkje e-post til andre enn deg sjølv.
- Gjer ikkje vedtak eller endringar i andre system. Rutina lagar tekst som du kvalitetssikrar.
Dataklassar, logging og menneskeleg kontroll
Dataklassar
Organisasjonen set høgaste klasse for rutinar. Personopplysningar kan ikkje leverast på e-post eller i Teams, og kontrollen blir gjord både ved lagring og ved levering.
Logging
Rutinane går gjennom dei same reglane og den same loggen som ei vanleg samtale. Historikken over køyringar er lagra, og mottakaren i Teams blir lagra kryptert.
Menneskeleg kontroll
Du eig rutina og kan setje ho på pause, slette ho eller førehandsvise ho. Resultatet er eit utkast.
Vil de ta i bruk Målfrid i kommunen?
Vi set opp ein pilot saman med dykk, med kjeldene og reglane til kommunen.