Versjon 1.2, 21. oktober 2026. Protokollen har to deler: (A) behandlinger Schoolhub AS utfører som databehandler for kommunene (art. 30(2)), og (B) Schoolhubs egne behandlinger som behandlingsansvarlig (art. 30(1)): nettsted, kundekontakter, support og HR. Protokollen føres skriftlig og elektronisk og gis til Datatilsynet på forespørsel (art. 30(4)). Kommunen fører sin egen protokoll etter art. 30(1) og kan bruke del A som underlag.
Unntaket i art. 30(5) for virksomheter med under 250 ansatte gjelder ikke når behandlingen ikke er tilfeldig eller omfatter særlige kategorier. Schoolhub fører derfor protokoll uansett.
Relaterte dokumenter: databehandleravtale, underdatabehandlere, sletting og lagringstid, TIA, ROS-analyse.
Del A. Databehandler (art. 30(2))
A.0 Felles opplysninger
| Punkt (art. 30(2)) | Innhold |
|---|---|
| (a) Databehandler | Schoolhub AS, org.nr. 932739798, Bryggerikaien 24, 4014 Stavanger. Kontakt: kontakt@malfrid.eu. Personvern og sikkerhet: personvern@malfrid.eu |
| (a) Behandlingsansvarlige | Hver kommune eller fylkeskommune som har inngått databehandleravtale med Schoolhub. Oversikt over behandlingsansvarlige, kontaktpersoner, personvernombud og avtaledato utleveres til Datatilsynet på forespørsel |
| (a) Personvernombud hos databehandler | Fresh Compliance GmbH, Berlin, info@freshcompliance.de |
| (b) Kategorier av behandling | Se A.1 |
| (c) Overføring til tredjeland | Ingen planlagt. Hosting hos Scaleway (Frankrike, EØS) innebærer ingen overføring, se TIA 1. Bare hvis kommunen slår på Microsoft Azure OpenAI har leverandøren amerikansk morselskap, se TIA 2. For øvrige leverandører, se TIA 3–5. Grunnlag for Microsoft Azure: behandling i EU (Data Zone EU), EU-USA Data Privacy Framework og standard personvernbestemmelser (SCC) |
| (d) Sikkerhetstiltak | Databehandleravtalen bilag 4 (art. 32): hver kommunes data er skilt fra de andres i databasen, kryptering på feltnivå, tofaktorautentisering, revisjonslogg som bare kan utvides, nettverkssegmentering, sikkerhetskopi og sikker utvikling |
A.1 Behandlingsaktiviteter
| # | Behandling | Registrerte | Opplysninger | Dataklasser | Mottakere og underdatabehandlere | Oppbevaring |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A1 | Brukeradministrasjon og tilgang (innlogging, roller, organisasjonen, synkronisering av Entra-grupper) | Ansatte, folkevalgte, vikarer | Navn, e-post, ID fra identitetsleverandør, roller, målform, enhet | – | Scaleway (hosting). Microsoft Graph og Entra (kommunens egen) | Så lenge medlemskapet finnes |
| A2 | Samtale og generering (chat, assistenter, kilder og sitater) | Brukere og personer som omtales i innhold | Spørsmål, svar, kontekst, modell, leverandør og region, antall tokens | Åpen til Personopplysninger | Scaleway. Modellleverandør som dataklassen tillater | Per dataklasse: 730, 365, 90 og 30 dager |
| A3 | Kunnskapsbaser (opplasting, SharePoint, Lovdata, møtebøker): lesing av dokumenter, oppdeling i tekstbiter, søkeindeks og søk. Skannede PDF-er leses med Tesseract på egne maskiner; Mistral OCR hvis enheten har valgt det, for dataklassene kommunen har tillatt | Personer som omtales i dokumenter | Dokumentinnhold, søkeindeks, metadata | Åpen til Personopplysninger (hver kunnskapsbase har en dataklasse) | Scaleway. GreenPT (tekstvektorer til søkeindeksen, EU). Tekstgjenkjenning (OCR) skjer på egne maskiner | Så lenge kilden finnes, eller til kommunen sletter den |
| A4 | Referat (lyd, transkripsjon, referat) | Møtedeltakere | Lyd, tekst, taler-ID | Per møte | Scaleway. Tale til tekst: leverandør kan velges per organisasjon, for dataklassene kommunen har tillatt | Per dataklasse, se sletting og lagringstid |
| A5 | Utkast og eksport (Word, PDF, Noark 5-pakke), journalføring | Brukere og personer som omtales | Utkast, KI-merking, kvalitetssikrer | Per utkast | Scaleway. Kommunens arkivsystem | Per dataklasse. Eksporterte filer beholdes |
| A6 | Revisjon og logging | Brukere og administratorer | Aktør, handling, objekt, enhet, dataklasse, modell, IP-adresse (kun som saltet kontrollsum), utfall | – | Scaleway | 5 år. Avviste forespørsler 365 dager |
| A7 | Innsynsmodul (offentleglova) | Den som ber om innsyn, og personer som omtales | Krav, omfang, skjerming, utleveringspakke og kontrollsum | Per samtale | Scaleway | Følger kommunens saksbehandling |
| A8 | Oppbevaring og sletting | – | ID-er og tellere | – | Scaleway | – |
| A9 | Nettsøk (valgfritt, av som standard) | Kan indirekte omtale personer | Søkespørring (kun Åpen og Intern, sjekket for personopplysninger) | Åpen og Intern | Valgfri leverandør av nettsøk som kommunen slår på | Revisjon: kontrollsum og lengde |
| A10 | Drift og feilsøking (telemetri, logger, sikkerhetskopi, støtte på instruks) | Brukere | Telemetri uten innhold, bruker-ID som kontrollsum | – | Scaleway. Overvåking drevet av Schoolhub | Se sletting og lagringstid |
| A11 | Bistand til registrertes rettigheter (eksport, tekstsøk, sletting på instruks) | Den registrerte | Etter krav | Per data | – | Logg i 5 år |
Oversikt over underleverandørene: underdatabehandlere. Hvilke aktiviteter og leverandører som gjelder for en bestemt kommune, bestemmes av kommunens oppsett.
Del B. Schoolhub som behandlingsansvarlig (art. 30(1))
B.0 Felles opplysninger
| Punkt (art. 30(1)) | Innhold |
|---|---|
| (a) Behandlingsansvarlig | Schoolhub AS, org.nr. 932739798, Bryggerikaien 24, 4014 Stavanger. Kontakt: kontakt@malfrid.eu. Personvern: personvern@malfrid.eu |
| (a) Personvernombud | Fresh Compliance GmbH, Berlin, info@freshcompliance.de |
| (d) Mottakere | Se B.1 |
| (e) Tredjeland | Målet er behandling i EU/EØS. Hvis en leverandør har tilknytning til land utenfor EØS, sikrer vi gyldig overføringsgrunnlag etter personvernforordningen kapittel V |
| (g) Sikkerhet | Tilgangsstyring, kryptert forbindelse (HTTPS) og minste privilegium |
B.1 Behandlinger
| # | Behandling | Formål | Kategorier av registrerte | Opplysninger | Rettslig grunnlag | Mottakere | Frist for sletting |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| B1 | Kontaktskjema på malfrid.eu (pilot, demo, spørsmål) | Svare og følge opp | Kommunale kontaktpersoner og andre interesserte | Kommune, navn, e-post, rolle, innbyggertall, interesse, melding, språk, samtykke | Art. 6(1)(a) og (f) | Leverandør av hosting og lagring av henvendelser (databehandler under databehandleravtale) | Senest 24 måneder etter siste kontakt |
| B2 | Tekniske tilgangslogger for nettstedet | Drift og sikkerhet | Besøkende | IP-adresse, tidspunkt, side, nettleser | Art. 6(1)(f) | Leverandør av hosting | Ikke lenger enn nødvendig for drift og sikkerhet |
| B3 | Kundekontakter i kundeforhold (avtaler, fakturering, onboarding, kontaktpersoner, sikkerhetskontakt) | Oppfylle avtalen | Kommunens kontaktpersoner, personvernombud og IKT-ansvarlige | Navn, stilling, e-post, telefon | Art. 6(1)(b), (c) (regnskapsloven) og (f) | Regnskaps- og kundesystem | Avtalens varighet pluss 5 år (bokføringsloven) |
| B4 | Support og feilsøking på kundens forespørsel | Løse henvendelser fra brukere | Brukere som melder saker | Navn, e-post, beskrivelse, skjermbilder | Art. 6(1)(b) og (f). Som databehandler hvis innholdet er kundens data (da del A, A10) | Supportsystem | 24 måneder etter saken |
| B5 | Henvendelser om crawleren (crawler@malfrid.eu) | Håndtere meldinger | Webmastere og kommuner | E-post og utdrag fra serverlogg | Art. 6(1)(f) | – | Når saken er løst |
| B6 | Eget avviksregister | Oppfylle art. 33(5) og avtalen | – (referanser til saker) | Saksdata uten innhold | Art. 6(1)(c) | – | 5 år |
| B7 | Ansatte og innleide hos Schoolhub (HR, tilgang, taushetserklæring, opplæring) | Arbeidsforhold og sikkerhet | Ansatte | Kontaktopplysninger, kontrakt, taushetserklæring, registre over tilgang og opplæring | Art. 6(1)(b) og (c) | Lønns- og regnskapssystem | Etter arbeidsforholdet og i samsvar med loven |
| B8 | Leverandørstyring (kontaktpersoner hos underleverandører) | Oppfølging av avtaler | Kontaktpersoner hos leverandører | Navn, e-post | Art. 6(1)(f) | – | Avtalens varighet pluss 5 år |
Vedlikehold
Protokollen oppdateres ved ny behandling, ny underdatabehandler, nytt system for kundekontakt og minst årlig. Ansvarlig: Schoolhub AS, personvern@malfrid.eu.
Versjon 1.2, 21. oktober 2026.
Kilder
- GDPR art. 30: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
- Datatilsynet, protokoll over behandlingsaktiviteter: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/protokoll-over-behandlingsaktiviteter/
- Bokføringsloven § 13 (5 års oppbevaring): https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2004-11-19-73