Målfrid

Personvern og etterleving

Mal: personvernerklæring for ansatte som bruker Målfrid

Sist oppdatert

Opnar utskriftsdialogen. Vel «Lagre som PDF» som skrivar.

Dette dokumentet finst berre på bokmål. Alt rundt, som menyar og oversikter, er på nynorsk.

Versjon 1.2, 21. oktober 2026.

Kommunen er behandlingsansvarlig og tilpasser og publiserer denne malen på intranett eller kommunens nettsted. Ansatte og tillitsvalgte skal ha den før Målfrid tas i bruk (GDPR art. 13 og 14, og KI-forordningen art. 26(7)). Schoolhub AS er databehandler og kan gi opplysninger om tjenesten, men kan ikke avgjøre kommunens rettslige grunnlag.

Slik bruker dere malen: Fyll ut felt i hakeparentes, for eksempel [Kommunens navn]. Velg riktig rettslig grunnlag i kapittel 3 sammen med personvernombudet, og slett det som ikke gjelder dere. Kapittel 3 og kapittel 6 bør vurderes av kommunens jurist og personvernombud. Teksten er skrevet slik at ansatte kan lese den.

1. Hvem er ansvarlig

[Navn på kommune eller fylkeskommune], org.nr. [organisasjonsnummer], er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles når du bruker Målfrid. Kontakt: [e-post eller telefon]. Personvernombud: [navn og e-post].

Leverandør og databehandler er Schoolhub AS (org.nr. 932739798, Bryggerikaien 24, 4014 Stavanger). Schoolhub driver Målfrid på vegne av kommunen og behandler bare opplysninger etter kommunens instruks, i henhold til en databehandleravtale. Schoolhub bruker underleverandører (kapittel 5).

2. Hva er Målfrid

Målfrid er en KI-assistent for ansatte. Du kan søke i og oppsummere kommunens dokumenter, skrive utkast, få hjelp til klarspråk og målform (bokmål eller nynorsk), og lage referat fra møteopptak. Svar fra Målfrid er utkast laget av en språkmodell. Du er ansvarlig for innholdet du bruker, og Målfrid fatter ikke vedtak. Du får vite hvilken modell, leverandør og region som er brukt, og alt KI-generert er merket.

3. Hvilke opplysninger vi behandler, hvorfor og på hvilket grunnlag

OpplysningerFormålRettslig grunnlag
Identitet og tilgang: navn, e-post, brukerid fra Entra ID eller Feide, gruppe- og rollemedlemskap, valgt målform og hvilken enhet du jobber forGi deg tilgang, styre rettigheter og sikre at bare riktige personer ser riktig innholdArt. 6(1)(e) (oppgave i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet), jf. personopplysningsloven § 8 og kommuneloven. Art. 6(1)(c) for plikten til sikkerhet (art. 32). [Kommunen bekrefter]
Innhold du skriver eller laster opp (spørsmål, dokumenter, lyd, utkast) og svar fra KIUtføre arbeidsoppgaver i kommunen. Innholdet kan inneholde personopplysninger om innbyggere og kollegerArt. 6(1)(e) med grunnlag i den fagloven oppgaven hører under. For særlige kategorier: art. 9(2)(g), (h) eller (b) med nasjonal hjemmel. [Kommunen presiserer per fagområde]
Bruks- og revisjonsdata: tidspunkt, handling, hvilken samtale eller hvilket dokument, dataklasse, hvilken modell og leverandør, mengde bruk, IP-adresse (lagres bare som kontrollsum) og avviste forsøkSikkerhet, sporbarhet, innsyn og arkiv, kostnadsstyring og krav om logging i KI-forordningen (art. 12 og 26)Art. 6(1)(c) og (e): kravene i offentleglova, arkivlova og forvaltningsloven til dokumentasjon, og kommunens plikt til å sikre systemene
Lyd og transkripsjon fra møterLage referatArt. 6(1)(e). Deltakere skal informeres før opptak. Samtykke er normalt ikke egnet som grunnlag i et arbeidsforhold (art. 7(4), fortale 43)
Henvendelser om innsyn (offentleglova)Behandle innsynskravArt. 6(1)(c): rettslig plikt etter offentleglova

Veiledning til kommunen: Hovedregelen for kommunens oppgaver er art. 6(1)(e) med nasjonal hjemmel (art. 6(3), personopplysningsloven § 8). Art. 6(1)(c) brukes der en lovbestemt plikt gjør behandlingen nødvendig, for eksempel arkivlova, offentleglova og art. 32. For behandling i arbeidsforhold gjelder arbeidsmiljøloven kapittel 9 og personopplysningsloven (art. 88). Samtykke (art. 6(1)(a)) bør ikke brukes som hovedgrunnlag for ansatte.

Du skal ikke skrive inn eller laste opp opplysninger i en høyere sikkerhetsklasse enn kommunen har tillatt. Du velger selv dataklasse (Åpen, Intern, Konfidensiell eller Personopplysninger) før første melding. Målfrid foreslår oppgradering hvis den finner for eksempel fødselsnummer eller helseord, og de strengeste klassene sendes bare til de mest kontrollerte modellene. [Kommunen oppgir hvilke dataklasser som er tillatt for din enhet.]

4. Hvem får se hva, og hva loggen brukes til

  • Samtalene dine er private for deg. Kolleger ser dem ikke i Målfrid med mindre du deler dem, og verken kolleger eller ledere kan søke i dem.
  • Revisjonsloggen (hvem gjorde hva, når) kan bare leses av roller kommunen har utpekt, som revisor og arkivadministrator. Alle oppslag i loggen blir også logget.
  • Innsynsmodulen (offentleglova) kan brukes av arkivadministratorer til å finne samtaler som omfattes av et innsynskrav. Det er en lovpålagt prosess og ikke en kontroll av deg. Se kapittel 7.
  • Statistikk for ledere vises samlet per enhet (antall meldinger og kostnad), ikke per ansatt, og med minstegrense for gruppestørrelse.
  • Schoolhub har ikke tilgang til innhold i det daglige. Tilgang for drift krever tjenstlig behov og blir logget.
  • Andre kommuner og IKT-samarbeid kan ikke lese noe av innholdet ditt.

5. Hvem behandler opplysningene på vegne av kommunen, og hvor

Databehandler er Schoolhub AS. Underleverandører kommunen har godkjent, finner dere i registeret over underdatabehandlere:

  • Scaleway SAS leverer hosting i Frankrike (Paris), med sikkerhetskopi i Amsterdam. Begge ligger i EØS.
  • GreenPT (Nederland) leverer språkmodeller som standard, med behandling i Frankrike og Finland.
  • nexos.ai gir tilgang til flere språkmodeller.
  • Microsoft Azure OpenAI (EU Data Zone) brukes hvis kommunen har valgt det.
  • Staan leverer nettsøk, hvis kommunen har slått på nettsøk. Nettsøk brukes ikke for Konfidensiell eller Personopplysninger.

[Kommunen velger hvilke modellleverandører som er slått på, og hvilke dataklasser hver av dem brukes til.] Behandlingen skjer i EU/EØS. Microsoft har et amerikansk morselskap, og kommunen har vurdert dette: [henvisning til kommunens DPIA og vurdering av overføring til tredjeland]. Opplysningene brukes ikke til å trene modeller.

6. Overvåking av ansatte og kontrolltiltak (arbeidsmiljøloven kapittel 9)

Målfrid er ikke et overvåkingsverktøy. Kommunen bruker ikke loggene til å følge med på enkeltansattes arbeid, arbeidsinnsats eller bruk av tjenesten.

  • Revisjonsloggen finnes for å dokumentere saksbehandling (arkivlova og forvaltningsloven), håndtere innsynskrav (offentleglova), sikre systemet og avdekke sikkerhetshendelser, og oppfylle krav om logging i KI-forordningen.
  • Å bruke loggen eller innholdet i samtaler til å undersøke en enkeltansatts opptreden, for eksempel i en personalsak, er et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9. Det kan bare gjøres når tiltaket har saklig grunn i virksomhetens forhold og ikke er en uforholdsmessig belastning for den ansatte (§ 9-1). Det forutsetter forutgående drøfting med tillitsvalgte og informasjon til de ansatte (§ 9-2). Konkret innsyn krever dessuten en egen vurdering og en ledelsesbeslutning. [Kommunen beskriver hvem som kan beslutte, og at beslutningen dokumenteres.]
  • Innsyn i en ansatts e-postkasse og andre elektroniske områder følger forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse. Målfrid er ikke en e-postkasse, men prinsippene (varsel, medvirkning, minst mulig inngrep) legges til grunn. [Kommunen bekrefter]
  • Tilgangen til loggen er teknisk begrenset til revisor, arkivadministrator og administrator for enheten, og alle oppslag blir logget. [Kommunen oppgir hvem som har disse rollene.]
  • Drøfting med tillitsvalgte og verneombud om innføringen er gjennomført [dato].

Datatilsynet har systematisk monitorering av ansatte på listen over behandlinger som krever vurdering av personvernkonsekvenser. Målfrid er ikke laget for slik monitorering, og kommunens DPIA beskriver hvordan det forhindres.

7. Offentleglova, arkivlova og lagring

  • Samtaler og utkast i Målfrid kan være dokumenter etter offentleglova og arkivlova (lov om dokumentasjon og arkiv, i kraft 1. januar 2026). Om en konkret samtale er et saksdokument eller et organinternt dokument (offentleglova § 4 og § 14), og om den skal journalføres, avgjør kommunen etter sin arkivplan, ikke Målfrid. [Kommunen skriver inn regelen, for eksempel at utkast som ikke er sendt ut er organinterne, og at resultat som inngår i saken journalføres.]
  • Du kan eksportere samtaler og utkast (som PDF, Word eller Noark-pakke) og journalføre dem etter kommunens rutine: [lenke til kommunens rutine].
  • Kommunen kan få innsynskrav som omfatter innhold i Målfrid. Arkivadministratorer kan da søke i samtaler, vurdere unntak og lage en utleveringspakke. Mennesker vurderer taushetsplikt og skjerming.
  • Offentleglova og arkivlova går foran slettereglene. En samtale som er journalført, slettes ikke i Målfrid før arkivet har bekreftet mottak.

8. Hvor lenge opplysningene lagres

HvaLagres
Samtaler i dataklassen Åpen24 måneder etter at samtalen ble opprettet
Intern12 måneder
Konfidensiell90 dager
Personopplysninger30 dager
Journalførte samtalerTil arkivet har bekreftet mottak
LydFølger dataklassen til transkripsjonen
Revisjonslogg5 år. Avviste forsøk: 365 dager
SikkerhetskopierDaglige kopier utløper etter 30 dager og ukentlige etter 90 dager, slik at slettet innhold er borte senest 90 dager etter sletting

[Kommunen kan velge kortere frister. Oppdater tabellen med kommunens verdier.] Når du sletter en samtale i Målfrid, skjules den umiddelbart for deg. Den fjernes fysisk av den daglige oppryddingen, eller raskere hvis kommunen ber om det (kontakt personvernombudet eller [funksjon]). Se sletting og lagringstid.

9. Rettighetene dine

Du har rett til innsyn i opplysningene kommunen har om deg (art. 15), retting (art. 16), sletting (art. 17), begrensning (art. 18), dataportabilitet der det gjelder (art. 20) og til å protestere (art. 21). Grunnlaget for behandlingen (offentlig oppgave, rettslig plikt) kan begrense noen av rettighetene, og det forklarer kommunen i svaret. Du har rettigheter både som ansatt og som person omtalt i andres samtaler.

  • Du kan se egne samtaler og eksportere dem i Målfrid.
  • Du kan be om innsyn i loggen om deg: kontakt [funksjon eller personvernombud]. Kommunen svarer innen en måned (art. 12(3)).
  • Du kan henvende deg til personvernombudet: [kontaktopplysninger].
  • Du kan klage til Datatilsynet: https://www.datatilsynet.no.

Det tas ingen automatiserte avgjørelser om deg på grunnlag av Målfrid (art. 22).

10. KI-forordningen og opplæring

Målfrid er et KI-system med begrenset risiko (åpenhetskravene i art. 50). Kommunen sørger for KI-opplæring (art. 4), menneskelig kontroll og informasjon om bruken (art. 26). [Lenke til opplæring.] Følelsesgjenkjenning og vurdering eller rangering av ansatte eller søkere er ikke en del av Målfrid.

11. Endringer

Erklæringen oppdateres ved endringer i behandlingen. Versjon og dato: [kommunens versjon og dato].

Kilder