Målfrid

Personvern og etterleving

Registrertes rettigheter: slik bistår Schoolhub kommunen

Sist oppdatert

Opnar utskriftsdialogen. Vel «Lagre som PDF» som skrivar.

Dette dokumentet finst berre på bokmål. Alt rundt, som menyar og oversikter, er på nynorsk.

Versjon 1.0, 21. oktober 2026. Dokumentet gjelder databehandleravtalen punkt 4.3 i–j og 4.8. Kommunen (behandlingsansvarlig) besvarer kravene fra de registrerte. Schoolhub (databehandler) gir ikke selv innsyn og etterkommer ikke krav om retting eller sletting uten kommunens instruks. Vi videresender henvendelser senest innen 2 virkedager. Kommunen skal svare uten ugrunnet opphold og senest innen én måned (art. 12(3)). Fristen kan forlenges med to måneder ved komplekse krav.

Dokumentet beskriver hva produktet støtter og hva som gjøres manuelt etter instruks.

1. Hvem kan være registrert

  1. Ansatte og andre brukere av Målfrid (identitet, bruksdata og egne samtaler).
  2. Tredjepersoner som er omtalt i innhold brukerne skriver eller laster opp, for eksempel innbyggere, pasienter, elever og kolleger. Denne gruppen er vanskeligst å finne, fordi opplysningene ligger som fri tekst.
  3. Personer som ber om innsyn (journalister og privatpersoner) i innsynsmodulen.
  4. Deltakere i møteopptak.

2. Innsyn etter GDPR art. 15 og innsyn etter offentleglova

Innsyn i egne personopplysninger (GDPR art. 15)Innsyn i dokumenter (offentleglova)
Hvem kan krevePersonen opplysningene gjelder, om seg selvEnhver
HvaOpplysninger om deg og informasjon om behandlingen (formål, mottakere, lagringstid, kilde)Offentlige saksdokumenter, journaler og lignende (§§ 3 og 4). Unntak i §§ 13 og følgende, og for organinterne dokumenter (§ 14)
LovPersonvernforordningen art. 12 og 15, personopplysningslovenOffentleglova
FristÉn månedUten ugrunnet opphold, normalt 5 virkedager. Innsynsmodulen bruker 3 virkedager som standard
I MålfridEksport og revisjonsspor. Ikke innsynsmodulenInnsynsmodulen, som bare arkivadministrator og revisor har tilgang til
SkjermingTredjepersoners opplysninger og taushetsplikt (art. 15(4))Taushetsplikt og andre unntak, med lovhjemmel

Innsynsmodulen er et verktøy for offentleglova. Den skal ikke brukes til å besvare et krav etter art. 15, med mindre dere bevisst bruker søkefunksjonen som hjelpemiddel for å finne opplysninger. Søket logges, og utleveringen skjer da etter art. 15, ikke etter offentleglova. Modulen kan heller ikke brukes til å finne ut hva en bestemt ansatt har skrevet, med mindre det finnes hjemmel for det, se kapittel 6 i malen for personvernerklæring til ansatte.

3. Rettighetene og hva som støttes

RettighetStøtte i produktetRutine
Innsyn (art. 15)Brukeren ser og eksporterer egne samtaler som PDF eller Noark 5-pakke. Brukerens egne profil- og rolledata er tilgjengelige i tjenesten. Revisor kan hente revisjonsspor om brukeren og eksportere dem som JSONL eller CSV. For hver melding vises oppbevaringsfrist, modell, leverandør og regionKommunen verifiserer identitet. For ansatte ber kommunen brukeren eksportere selv, supplert med et utdrag fra revisjonssporet via revisor. For tredjepersoner omtalt i innhold kan kommunen bruke søket i innsynsmodulen som hjelpemiddel, eller be Schoolhub gjøre tekstsøk i kommunens data på skriftlig instruks (se 4.1)
Retting (art. 16)Brukerens egne artefakter kan redigeres. KI-svar i en samtale er en logg over det som skjedde og endres ikke. Kilder rettes i kilden (for eksempel SharePoint eller arkivet), og søkeindeksen oppdateres på nytt. Identitetsdata hentes fra Entra eller Feide og rettes derRetting skjer i kilden. Hvis et KI-utkast inneholder feil om en person, retter brukeren utkastet. Kommunen kan føye en merknad til samtalen, og samtalen kan slettes
Sletting (art. 17)Brukeren kan slette egen samtale. Den skjules umiddelbart og fjernes fysisk av oppbevaringsjobben når fristen er ute. Kunnskapskilder kan slettes. Oppbevaringsregler per enhet kan strammes inn. Brukeren kan ikke selv utløse umiddelbar fysisk slettingNår kommunen har vurdert at sletting skal skje, instruerer den Schoolhub skriftlig. Schoolhub sletter de angitte samtalene, artefaktene og vedleggene fysisk og bekrefter innen 5 virkedager. Journalførte samtaler slettes ikke før arkivet har bekreftet mottak. Revisjonsspor inneholder ikke innhold, bare metadata, og kan ikke endres eller slettes enkeltvis. De slettes måned for måned når fristen er ute. Sikkerhetskopiene utløper etter 35 og 90 dager, se sletting og lagringstid
Begrensning (art. 18)Brukerens medlemskap kan fjernes eller brukeren kan deaktiveres. Sletting av en enhets data kan utsettes ved at fristen forlengesKommunen instruerer Schoolhub skriftlig
Protest (art. 21)Kommunen vurderer protesten (behandlingsgrunnlaget er art. 6(1)(e)). Det kan innebære å slå av Målfrid for personen, å unnta et fagområde eller å sletteKommunens vurdering
Dataportabilitet (art. 20)Gjelder bare behandling på grunnlag av samtykke eller avtale, og normalt ikke offentlig myndighetsutøvelse. Eksport i åpne formater (JSON, PDF og Noark 5) finnes uansettEksport etter ønske
Informasjon (art. 13 og 14)Åpenhet i brukergrensesnittet (KI-merking, modell, region og dataklasse) og malen for personvernerklæringKommunen publiserer
Automatiske avgjørelser (art. 22)Målfrid fatter ikke vedtakIkke aktuelt

4. Prosess

Den registrerte → kommunen (personvernombud og arkiv)
        │      1. Registrer kravet, bekreft identitet og start fristen (1 måned)
        │      2. Avgjør rett og omfang (unntak, taushetsplikt, tredjepersoner)
        │      3. Gjennomfør selv i Målfrid (eksport, revisjonsspor, sletting av egne data)
        │         eller instruer Schoolhub skriftlig
        ▼
Schoolhub (databehandler)
        4. Mottar skriftlig instruks på e-post og bekrefter mottak innen 1 virkedag
        5. Utfører (eksport, tekstsøk i kommunens data, fysisk sletting) og fører
           arbeidet i revisjonsloggen. Resultatet leveres kryptert til kommunens kontaktperson
        6. Bekrefter skriftlig innen 5 virkedager, normalt raskere

Henvendelser som kommer direkte til Schoolhub, videresendes til kommunen innen 2 virkedager. Schoolhub svarer ikke i realiteten (databehandleravtalen punkt 4.8). Svaret til den registrerte sier at henvendelsen er sendt til kommunen.

4.1 Tekstsøk etter en person på instruks

Målfrid har ikke et søk i alle persondata. Innhold i dataklassene Konfidensiell og Personopplysninger er kryptert og kan bare leses av applikasjonen. Schoolhub søker ikke i klartekst uten skriftlig instruks og dokumentert behov. Oppgaven utføres av to personer og logges, og resultatet leveres bare til kommunen. Innhold i dataklassene Åpen og Intern er ikke kryptert på samme måte, men tilgangen er likevel begrenset til tjenstlig behov.

4.2 Taushetsplikt og tredjepersoner

Et innsynssvar etter art. 15 skal ikke røpe taushetsbelagte opplysninger eller andres personopplysninger (art. 15(4), forvaltningsloven § 13). Kommunen sladder før utlevering. Innsynsmodulens forslag til skjerming, med angivelse av lovhjemmel, kan brukes som hjelp. En saksbehandler godkjenner alltid.

5. Logging av krav

Kommunen fører egen oversikt over krav. Schoolhub fører for sitt arbeid dato, kommune, type krav, hvem som instruerte, hva som ble gjort, hvem som utførte det og bekreftelsen. Se behandlingsprotokollen kapittel 4 (støtteprosess).

6. Kommunens ansvar

Kommunens egen rutine for innsynskrav må skille mellom krav etter art. 15 og krav etter offentleglova (kapittel 2).

Kilder